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Responda consultas y aclare el siguiente paso.

Ayude a los interlocutores a obtener respuestas habituales y dejar los datos que necesita su equipo. Planifique recepción, atención fuera de horario y devoluciones de llamada según los horarios australianos.

Contacte con nuestro equipo ↗

Deja que quienes llaman expliquen lo que necesitan.

Permite que quienes llaman planteen sus preguntas con sus propias palabras. Responde las consultas habituales con la información que tu equipo ha revisado.

  • Preguntas sobre productos y servicios
  • Preguntas de seguimiento basadas en el contexto de la conversación
  • Una respuesta clara cuando hace falta verificar la información

Envía la consulta al equipo adecuado.

Ten en cuenta la solicitud y el horario de atención para decidir el siguiente paso. Si un compañero no puede atender la llamada, recopila los datos para devolvérsela.

  • Equipos asignados a los tipos habituales de consulta
  • Horario de atención e instrucciones para fuera de horario
  • Datos para devolver la llamada si no se atiende la transferencia

Conserva los datos que importan.

Recopila la información que tu equipo necesita para responder. Si conectas un CRM o un sistema de tickets, decide qué campos puede leer o actualizar el agente.

  • La solicitud y los datos de contacto de quien llama
  • Campos seleccionados para tu CRM o registros de servicio
  • Actualizaciones fallidas señaladas a tu equipo

Aprende de las llamadas entrantes.

Revisa las preguntas habituales y las solicitudes pendientes. Utilízalas para mejorar tus respuestas y la organización de la atención.

  • Preguntas más frecuentes de los clientes
  • Motivos por los que alguien necesita hablar con un compañero
  • Horas de mayor actividad y transferencias sin respuesta

Cómo funciona

  1. Empieza por las consultas habituales.

    Enumera las preguntas más frecuentes y las solicitudes que deben llegar directamente a una persona.

  2. Prepara las respuestas y los horarios de atención.

    Facilita al agente información empresarial revisada, contactos del equipo e instrucciones para llamadas fuera de horario.

  3. Prueba las llamadas y transferencias.

    Prueba preguntas habituales, correcciones y una transferencia sin respuesta. Comprueba también las actualizaciones de sistemas que planeas utilizar.

  4. Revisa lo que aún necesita atención.

    Revisa con tu equipo las consultas pendientes y mejora las respuestas o el proceso de devolución de llamadas.

Flujo de ejemplo

¿Puede alguien llamarme mañana sobre una reparación?

Claro. ¿Qué necesita reparar y cuál es el mejor número para que le llame el equipo?

Consulta de reparación y datos para devolución de llamada registrados para el equipo.

Preguntas antes de

¿Deben quienes llaman usar un menú de teclado?

El agente puede responder preguntas habladas. Durante la configuración, Ring2.ai comprobará cómo funcionará con tu enrutamiento telefónico y los menús existentes.

¿Qué sucede si nadie puede atender la llamada?

Puedes configurar al agente para que tome un mensaje o una solicitud de devolución de llamada. Define qué datos necesita tu equipo y quién hará el seguimiento; después, prueba el proceso.

¿Qué pasa con las consultas urgentes o sensibles?

Decide qué solicitudes deben pasar a una persona u otro servicio. La recepción puede recopilar datos relevantes, pero el asesoramiento clínico, las emergencias y las decisiones sensibles sobre cuentas requieren ayuda humana adecuada.

Soluciones