日常的な電話にも、明確な次のステップを。
承認済みの情報に基づいて迅速に回答し、チームが必要とする詳細を記録します。より丁寧な対応が必要なご依頼には、人への引き継ぎを準備します。まずは対応しきれない電話や営業時間外の電話から始めましょう。
チームに相談する ↗仕組み
構築
営業時間、サービス情報、確認する連絡先、転送ルールを準備します。受付情報を最新に保つ担当者を決めます。
テスト
サービスの問い合わせ、折り返し番号の訂正、同僚の不在、有人対応の希望を試します。
導入
合意した転送や電話接続をテストし、一つの応対時間帯と機能する折り返し受付から始めます。
監視
問い合わせを受け取るチームと、不足情報、転送結果、折り返し担当を確認します。
受付にかかってくる電話から始める。
営業日時の確認、作業の依頼、担当者への取り次ぎなどに備えます。対応地域、折り返し先、希望時間を確認し、担当者が同じ説明を聞き直さずに対応できるようにします。
- 問い合わせの種類と、必要に応じた地区名・郵便番号
- 氏名、折り返し先、希望時間
- 承認されたサービス情報に基づく回答
チームが引き継いで対応しやすい流れにする。
AIが対応を続ける電話、担当者へ転送する電話、折り返しを担当する人を決めます。転送先が話し中の場合や休業時に、相手へどのように案内するかを確認します。
- 転送先と対応時間
- 転送先が応答しない場合の折り返し受付
- 緊急の依頼や対応範囲外の依頼への明確な案内
電話接続と記録の受け渡しを確認する。
既存の事業用番号、通信事業者、転送方法を確認します。受付メモの受け渡し方法を決め、CRM接続では項目の対応付け、アクセス権限、受け渡し結果をテストします。
- 現在の電話番号と通信事業者の転送要件
- 最低限の記録項目とフォロー担当
- 接続エラー時に、チームが使える代替手順
受付記録がどれだけ役立つか確認する。
受付チームと通話の一部を確認します。必要項目がそろった記録、折り返し先の不足、転送の成功、担当者がまだ決まっていない依頼を数えます。試験導入前に、各指標の計算方法を決めます。
- 日常的な問い合わせと、相手による訂正を確認
- 次の担当者が使える背景情報を受け取れたか確認
- 現在の受付業務と結果を比較
チームと一つの受付業務を試す。
業務フローの例を確認し、営業時間、よくある問い合わせ、現在の電話設定をもとに試験導入をご相談ください。応対時間帯を一つ選び、代替手順とチームの評価時期を決めます。
ワークフローのイメージ
こんにちは。来週、サービスの訪問をお願いしたいのですが。
どのサービスをご希望で、訪問先はどちらの地域ですか？ ご希望の日時と折り返し先をお伺いできます。
サービスの用件と希望日時を記録 · 折り返しを依頼
最初の電話の前に
今の会社の電話番号を使えますか？
通信事業者と転送の選択肢によります。番号や転送方法をチームと確認し、変更前に、着信とスタッフへの取り次ぎを両方テストします。
AI受付で予約を確定できますか？
予約希望を受け付けることはできます。予約の確定には、予約を受理できる対応カレンダーとの接続が必要です。その操作が使えない、または失敗した場合は、受付中なのか折り返し待ちなのかを明確に伝えます。
転送先が誰も対応できない場合はどうなりますか？
導入時に、転送できない場合の対応を決めます。電話の用件と折り返しの希望時間を確認して担当チームに渡す方法などを定め、その後の流れも相手に説明します。
AI受付の見積もりには何を含めるべきですか？
月間の想定通話数と時間、電話・通信事業者の料金、初期設定、CRM接続作業について確認してください。含まれる利用量、超過分、転送料金、継続サポートを項目別の見積もりで確認します。
試験導入の相談には何を用意すればよいですか？
よくある問い合わせ、営業時間、現在の通信事業者、転送先、フォローに必要な情報をご用意ください。業務フローの例を確認し、一緒に評価する受付業務を一つ選びます。