Ring2.aiRing2.ai

Jawab pertanyaan dan perjelas langkah berikutnya.

Bantu penelepon mendapatkan jawaban untuk pertanyaan sehari-hari dan meninggalkan detail yang dibutuhkan tim Anda. Rencanakan penerimaan, penanganan di luar jam kerja, dan panggilan balik sesuai jam kerja di Australia.

Hubungi tim kami ↗

Biarkan penelepon menyampaikan kebutuhan mereka.

Bantu penelepon bertanya dengan kata-kata mereka sendiri. Jawab pertanyaan sehari-hari menggunakan informasi bisnis yang telah ditinjau tim Anda.

  • Pertanyaan tentang produk dan layanan
  • Pertanyaan lanjutan yang mempertimbangkan percakapan
  • Penjelasan yang jelas saat jawaban perlu diperiksa

Teruskan permintaan kepada tim yang tepat.

Gunakan permintaan penelepon dan jam operasional untuk menentukan langkah selanjutnya. Jika rekan tidak dapat menerima panggilan, kumpulkan detail untuk panggilan balik.

  • Tim yang sesuai dengan topik permintaan umum
  • Jam operasional dan petunjuk di luar jam kerja
  • Detail panggilan balik jika pengalihan tidak dijawab

Simpan detail yang penting.

Kumpulkan informasi yang dibutuhkan tim Anda untuk merespons. Jika CRM atau sistem tiket terhubung, tentukan kolom yang boleh dibaca atau diperbarui agen.

  • Permintaan penelepon dan detail kontak
  • Kolom yang dipilih untuk CRM atau catatan layanan
  • Pembaruan yang gagal ditandai untuk tim Anda

Pelajari panggilan yang masuk.

Tinjau pertanyaan umum dan permintaan yang masih membutuhkan bantuan. Gunakan hasilnya untuk memperbaiki jawaban dan pengaturan resepsionis.

  • Pertanyaan yang paling sering diajukan pelanggan
  • Alasan penelepon membutuhkan bantuan rekan
  • Periode sibuk dan pengalihan yang tidak dijawab

Cara kerjanya

  1. Mulailah dari pertanyaan sehari-hari.

    Daftarkan pertanyaan yang paling sering Anda terima dan permintaan yang harus langsung diteruskan kepada staf.

  2. Siapkan jawaban dan jam operasional.

    Berikan informasi bisnis yang telah ditinjau, kontak tim, dan petunjuk panggilan di luar jam kerja kepada agen.

  3. Uji panggilan dan pengalihan.

    Coba pertanyaan umum, koreksi, dan pengalihan yang tidak dijawab. Uji pembaruan sistem yang akan Anda gunakan.

  4. Tinjau hal yang masih perlu diperhatikan.

    Tinjau permintaan yang belum terselesaikan bersama tim dan perbaiki jawaban atau proses panggilan balik.

Ilustrasi alur kerja

Bisakah seseorang menelepon saya besok tentang perbaikan?

Tentu. Apa yang perlu diperbaiki, dan nomor berapa yang paling tepat untuk tim menghubungi Anda?

Permintaan perbaikan dan detail panggilan balik dicatat untuk tim.

Pertanyaan sebelum

Apakah penelepon harus menggunakan menu tombol telepon?

Agen dapat merespons pertanyaan lisan. Saat penyiapan, Ring2 memeriksa cara kerjanya dengan pengaturan rute telepon dan menu yang sudah ada.

Bagaimana jika tidak ada staf yang bisa menerima panggilan?

Anda dapat mengatur agen untuk mengumpulkan pesan atau permintaan panggilan balik. Tentukan detail yang dibutuhkan tim dan penanggung jawab tindak lanjut, lalu uji prosesnya.

Bagaimana dengan permintaan mendesak atau sensitif?

Tentukan permintaan yang harus diteruskan kepada staf atau layanan lain. Resepsionis dapat mengumpulkan detail yang relevan, tetapi saran klinis, keadaan darurat, dan keputusan akun yang sensitif membutuhkan bantuan manusia yang tepat.

Solusi