Cegah kelebihan panggilan menjadi peluang yang terlewat.
Berikan respons yang bermanfaat saat kantor Anda sibuk atau tutup. Catat detail layanan, cara kontak yang diinginkan, dan tindakan berikutnya yang diperlukan tim Anda.
Hubungi tim kami ↗Cara kerjanya
Bangun
Pilih antrean permintaan, jawaban yang disetujui, kolom pesan yang wajib diisi, dan orang yang bertanggung jawab atas tindak lanjut.
Uji
Uji koreksi nomor referensi pesanan, pertanyaan di luar basis pengetahuan, dan pengalihan ke tim yang tidak tersedia.
Terapkan
Verifikasi jalur operator dan pengiriman pesan sebelum mengaktifkan penjawaban saat saluran penuh atau di luar jam kerja yang disepakati.
Pantau
Tinjau kualitas jawaban, kelengkapan pesan, dan status tindak lanjut bersama tim layanan penerima.
Catat pesan yang dibutuhkan tim layanan Anda.
Pertanyaan tentang pesanan, pengiriman, dan permintaan penawaran membutuhkan informasi yang berbeda. Sepakati pertanyaan yang perlu dijawab untuk staf Anda, serta jelaskan kapan permintaan akan diteruskan untuk ditinjau.
- Nomor referensi pesanan, pekerjaan, atau layanan jika relevan
- Permintaan dan informasi kontak yang diinginkan penelepon
- Jawaban yang akurat atau permintaan tindak lanjut yang jelas
Tentukan waktu penjawaban dan langkah cadangan.
Sepakati apakah AI menerima panggilan saat saluran penuh, di luar jam buka, atau pada satu antrean permintaan tertentu. Uji saluran sibuk, staf yang tidak tersedia, serta permintaan untuk berbicara dengan orang melalui jalur telepon yang benar-benar digunakan bisnis Anda.
- Pengaturan penerusan dan pengalihan melalui operator
- Jalur penyampaian pesan ketika pengalihan tidak tersambung
- Tim yang bertanggung jawab atas respons berikutnya
Hubungkan pesan dengan catatan layanan yang tepat.
Tentukan bagaimana permintaan sampai ke tim Anda: notifikasi yang dikonfigurasi, catatan layanan yang disepakati, atau koneksi yang didukung. Status pesanan atau pekerjaan terkini membutuhkan sumber resmi dengan izin akses; mencatat nomor referensi tidak menyelesaikan permintaannya.
- Kolom catatan dan penanggung jawab antrean layanan
- Izin sistem dan konfirmasi pengiriman
- Penanganan permintaan duplikat dan kegagalan koneksi
Periksa jawaban dan tindak lanjut secara terpisah.
Tinjau apakah respons menggunakan informasi yang disetujui, pesan sudah lengkap, dan tim penerima dapat menindaklanjutinya. Pantau upaya pengalihan yang tidak terjawab serta permintaan yang belum terselesaikan selain jumlah panggilan.
- Catatan lengkap dibandingkan pesan yang masih perlu diperjelas
- Hasil pengalihan dan penyelesaian tindak lanjut
- Koreksi dari penelepon dan pertanyaan di luar cakupan
Bandingkan penyedia menggunakan permintaan layanan yang sama.
Lihat alur kerja ilustratif, lalu gunakan permintaan layanan, permintaan penawaran, dan skenario staf tidak tersedia dari bisnis Anda sendiri untuk membandingkan alurnya. Tinjau catatan yang dihasilkan, pengaturan tindak lanjut, dan penawaran uji coba terperinci.
Ilustrasi alur kerja
Saya menelepon karena kiriman saya belum tiba.
Saya bisa mencatat informasinya untuk tim layanan. Berapa nomor referensi pesanan Anda, dan bagaimana Anda ingin mereka menghubungi Anda?
Pertanyaan pengiriman dan preferensi kontak dicatat · Tindak lanjut layanan diminta
Pertanyaan sebelum
Apa perbedaan penjawaban AI dan pesan suara?
Pesan suara merekam pesan. Alur penjawaban AI yang dikonfigurasi dapat mengajukan pertanyaan lanjutan yang relevan dan menyiapkan informasi permintaan yang terstruktur. Setiap pengalihan atau tindakan sistem bergantung pada pengaturan yang telah disepakati dan diuji untuk bisnis Anda.
Bisakah agen memeriksa pesanan atau akun pelanggan?
Hanya melalui koneksi yang didukung dan diizinkan, dengan pemeriksaan akses yang sesuai. Pastikan sumber data, kolom yang diperlukan, dan tindakan yang diizinkan saat penyiapan. Tanpa koneksi tersebut, agen harus mencatat permintaan untuk tim layanan Anda.
Bisakah kami menggunakannya hanya ketika saluran sibuk?
Waktu penjawaban bergantung pada opsi perutean yang didukung operator Anda. Tinjau penerusan saat saluran penuh atau sesuai jadwal, lalu uji perilaku saluran sibuk, ketersediaan staf, dan langkah cadangan sebelum mengubah panggilan sungguhan.
Bagaimana kami memperkirakan biaya layanan penjawab telepon?
Gunakan perkiraan jumlah panggilan, durasi rata-rata, dan waktu penjawaban untuk menentukan kebutuhan penggunaan. Minta penawaran terperinci yang mencakup menit yang termasuk, penggunaan tambahan, biaya telepon, pengalihan, penyiapan, integrasi, dan dukungan.
Apa yang perlu kami bandingkan dalam uji coba?
Berikan pertanyaan penelepon dan kasus pengecualian yang sama kepada setiap penyedia. Tinjau jawaban yang disetujui, kelengkapan pesan, hasil pengalihan, penyampaian ke tim layanan, dan seluruh ketentuan komersial, bukan hanya kualitas suaranya.
Terapkan ide ini dalam pekerjaan Anda.
Panggilan masuk AIDengarkan contoh panggilanRencanakan uji cobaSolusi
- Jawab setiap panggilan rutin dengan langkah berikutnya yang jelas.
- Cegah kelebihan panggilan menjadi peluang yang terlewat.
- Bangun alur kerja suara yang dapat dipercaya tim Anda.
- Berikan respons awal yang terasa manusiawi dengan tanggung jawab yang jelas.
- Berikan langkah berikutnya yang jelas kepada penelepon.
- Jawab panggilan dan lanjutkan langkah berikutnya.
- Ubah pertanyaan janji temu menjadi tindak lanjut yang tertata.
- Tindak lanjut rekrutmen yang mendorong kemajuan.
- Berikan konteks kepada tim penjualan agar percakapan berikutnya lebih bermanfaat.
- Tetapkan penanggung jawab dan tindakan berikutnya untuk setiap panggilan.
- Jadikan panggilan AI bermanfaat bagi seluruh tim layanan.
- Tindak lanjuti pada waktu yang tepat dengan hasil yang jelas.
- Agent panggilan AI untuk pekerjaan nyata.
- Permudah penerimaan dan tindak lanjut panggilan masuk.